7 clés indispensables pour communiquer efficacement sur son projet
Le succès d’un projet repose en grande partie sur le soin et les efforts consacrés à sa préparation et à sa planification. Il dépend aussi d’un autre facteur, souvent négligé, mais dont la maîtrise peut radicalement augmenter la portée des résultats obtenus. Ce facteur n’est rien d’autre que la communication.
Selon une étude du PMI, 29 % des organisations estiment qu’une mauvaise communication est l’une des principales causes d’échec d’un projet. Ce chiffre confirme l’importance d’avoir une bonne stratégie de communication. Celle-ci permet en effet d’engager efficacement son public cible, de se créer une image et une notoriété et, par conséquent, de maximiser l’impact de votre communication.
Pour bénéficier de tels avantages, vous devez mettre au point un plan de communication solide et pertinent. Celui-ci servira de cadre de référence pour vos actions de communication relatives au projet et permettra de structurer celles-ci avec efficacité. Dans cet article, nous vous expliquons les sept étapes à suivre pour établir ce plan.
Pourquoi faut-il élaborer un plan de communication pour son projet ?
Le plan de communication est une feuille de route qui détaille la stratégie de communication que vous allez adopter pour promouvoir votre projet et améliorer sa notoriété. Il recense et organise toutes les actions de communication, qu’elles soient internes ou externes, à mettre en œuvre afin d’atteindre vos objectifs.
À l’image d’une carte qui oriente le marin en pleine mer, ce plan vous permet de diriger efficacement vos efforts de communication globale. Il facilite la conduite de projet et permet d’éviter de nombreux pièges, erreurs et risques.
Plus encore, l’élaboration de cette feuille de route offre beaucoup d’autres avantages. Elle permet notamment :
De clarifier les objectifs de communication de votre projet ;
D’identifier et comprendre vos cibles afin d’adapter votre message en conséquence ;
De construire des messages clés, cohérents et convaincants pour séduire vos cibles ;
De choisir les canaux de communication appropriés ;
D’organiser les ressources (budgets, personnel, matériel) et les délais nécessaires à la réalisation de vos actions de communication.
Par ailleurs, il est important de préciser qu’un plan de communication bien conçu comprend également des indicateurs de performance et des mécanismes d’évaluation. Ces derniers servent à apprécier l’avancement du planning et donc, à mesurer l’efficacité de vos actions de communication.
Grâce à ces analyses, le travail collaboratif au sein de l’équipe de gestion de projet est plus simplifié. Le chef de projet pourra, par exemple, identifier clairement ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. Par conséquent, il sera en mesure d’ajuster la stratégie de communication en définissant les correctifs nécessaires et en instruisant le reste de l’équipe.
De nombreux projets ont échoué parce qu’ils n’avaient pas pris en compte l’importance d’une communication efficace, bien organisée et bien exécutée. Heureusement, vous avez la possibilité d’éviter ce désagrément en mettant en place un plan de communication solide. Découvrons donc ensemble comment y arriver.
Comment construire un plan de communication projet pertinent ?
La mise en place d’un plan de communication projet suit plusieurs étapes aussi essentielles les unes que les autres. Nous vous présentons ici une méthodologie qui s’articule en sept phases faciles à mettre en œuvre.
Étape 1 : Analyser le contexte
La première étape vers l’élaboration d’une feuille de route pour la communication projet consiste à analyser le contexte général dans lequel celle-ci va s’implanter.
Contrairement à ce qu’on pourrait croire, un plan de communication n’est pas qu’une simple liste d’actions à exécuter. Au contraire, il s’agit d’une stratégie bien ficelée, qui prend en considération de nombreux paramètres au niveau interne et externe. Ces éléments peuvent affecter l’efficacité de votre communication.
Ainsi, l’analyse du contexte général est donc utile dans la mesure où elle permet de recueillir le maximum d’informations sur ces paramètres. Elle ne doit pas être négligée, car elle pose les fondations d’un planning de communication pérenne et fonctionnel. Voici notamment quelques-uns de ces paramètres à considérer :
Le budget communication à la disposition de l’équipe de projet ;
Le temps dévolu au projet en lui-même ainsi qu’à son pilotage ;
Les ressources matérielles et humaines disponibles ;
La liste des différents acteurs du projet marketing et communication ;
Les éventuelles contraintes, limites et opportunités.
Étape 2 : Fixer des objectifs de communication
Passons à l’étape suivante. Pour mettre au point un plan de communication efficace, vous devez définir des objectifs clairs et précis. Ces derniers doivent être aussi bien qualitatifs que quantitatifs pour garantir un meilleur pilotage de votre communication.
Les objectifs de communication associés à votre projet peuvent être liés à la sensibilisation, à l’information, à la promotion, à la réputation, etc. Dans l’idéal, ils doivent s’accorder avec les objectifs commerciaux de votre entreprise.
La méthode SMART peut vous aider à formuler vos ambitions avec clarté et à identifier les étapes ainsi que les ressources nécessaires à leur concrétisation. Conformément à cette méthode, vos objectifs doivent être :
Spécifiques, c’est-à-dire clairs et faciles à comprendre par les personnes chargées de les atteindre ;
Mesurables, notamment à travers des indicateurs de performance précis, permettant d’apprécier l’efficacité des actions exécutées ;
Ambitieux, mais acceptables pour que votre équipe y adhère ;
Réalistes : ce détail est capital. Un objectif de communication perçu comme impossible peut facilement décourager les personnes chargées de l’atteindre ;
Temporels : chaque objectif doit être limité dans le temps par une deadline pour stimuler le travail de l’équipe de gestion de projet.
Demandez-vous ce que vous souhaitez obtenir de votre public cible. Est-ce de l’engagement, du soutien ou des partenariats ? La réponse à cette question vous aidera à clarifier votre vision.
Étape 3 : Connaître le public cible du plan de communication projet
En communication externe comme en communication interne, il est indispensable de savoir exactement à qui l’on s’adresse. Ainsi, l’étape suivante pour élaborer votre plan d’action consiste à connaître votre public cible.
Le ciblage offre en effet de nombreux avantages. Il vous permet de personnaliser votre message de sorte à le rendre plus pertinent et attrayant pour cette audience spécifique. Ce procédé permet de s’assurer que votre communication répond à ses besoins et attentes et permet donc d’obtenir de vrais résultats.
Votre public cible dépend du type de plan de communication projet que vous souhaitez créer. Par exemple, si vous envisagez de faire une communication interne, vous devrez cibler vos salariés, l’équipe en charge du projet ou encore le comité de direction. À côté, un plan de communication externe ciblera plutôt les utilisateurs, les clients ou les parties prenantes à votre projet.
Après avoir identifié votre cible, vous devez chercher à la connaître davantage. Intéressez-vous à ses caractéristiques démographiques, ses intérêts, ses besoins, ses comportements de communication, etc. Cela vous permettra de dresser son profil et de trouver les supports de communication et ainsi que le message qui lui correspondent.
Étape 4 : Définir les messages adaptés à chaque cible
Maintenant que vous avez des objectifs de communication précis à réaliser et connaissez votre cible, vous pouvez passer à l’étape suivante. Celle-ci consiste à définir les messages de communication que vous allez leur dresser.
Pour que votre communication ait un réel impact, vous devez créer des messages simples, faciles à comprendre et surtout en adéquation avec leurs besoins et leurs attentes. Pour cela, identifiez les informations qui ont le plus de chances d’attirer votre audience. Aussi, définissez le niveau de détails à leur fournir.
En travaillant sur ces deux points, vous éviterez de noyer vos interlocuteurs sous une montagne d’informations inutiles tout en leur donnant les détails essentiels relatifs à l’offre de votre projet.
Enfin, n’oubliez pas que chaque cible a sa sensibilité. Le plan de communication autour de votre projet doit par conséquent définir le ton et le langage approprié à chaque audience visée. Cela va booster l’efficacité de votre communication et vous aider à atteindre les objectifs fixés.
Étape 5 : Etablir le plan d’action à suivre pour votre communication
Nous arrivons à présent à la phase la plus importante de la conception de la feuille de route pour la communication autour de votre projet. Comme son titre l’indique, elle consiste à rédiger votre plan d’action en tenant compte des données que vous avez pu réunir jusqu’ici.
Pour y arriver, nous vous recommandons d’utiliser la méthode QQOQCP. Elle s’articule autour de cinq questions essentielles :
Quoi : quelle est votre problématique ? Décrivez ici en détail votre projet de communication ;
Qui : Qui sont les personnes concernées ? Cette question vous permet de rappeler vos cibles, mais aussi de désigner qui sera chargé de coordonner la communication autour du projet. Il peut s’agit d’un chargé de communication, d’un membre de l’équipe de projet ou simplement d’un professionnel de la communication engagé pour la circonstance ;
Où : Où allez-vous obtenir les informations dont vous aurez besoin pour communiquer ? Ces informations sont essentiellement les données relatives à vos cibles ;
Quand et combien : Quand et à quelle fréquence allez-vous communiquer sur les différents canaux de communication ?
Comment : Quels sont les différents moyens de communication digitaux que vous allez utiliser ? Allez-vous utiliser les réseaux sociaux, la newsletter ou le blog ? N’oubliez pas que vos supports doivent être en accord avec les comportements de communication de vos cibles ;
Pourquoi : Quel est le but de votre stratégie de communication ? Cette question vous aide à vous rappeler la vision globale pour mieux définir les actions à suivre.
Après avoir défini les différentes actions de communication, mettez en place un planning. Celui-ci doit reprendre en détail chaque action, son déroulé et son calendrier. Il servira ainsi de tableau de bord et rendra le suivi moins difficile.
Étape 6 : Suivre l’exécution du projet de communication
Le plan de communication est avant tout un planning prévisionnel. Il est invité à évoluer et à s’adapter en fonction de l’avancement du projet. Ainsi, pour maintenir une bonne communication, vous devez mettre à jour ce plan et l’actualiser en y ajoutant de nouvelles actions.
À cette étape, l’intervention d’un chef de projet sera fort utile. Ce professionnel pourra se consacrer entièrement à la mise en œuvre du plan de communication et à son optimisation, en tenant compte des résultats. Il pourra réattribuer les actions, identifier les retards et les urgences et donner les directives nécessaires. C’est également lui qui va assurer la communication entre les membres de l’équipe de projet.
Étape 7 : Analyser la performance de la stratégie
Votre plan de communication a été exécuté jusqu’à la fin du projet. À présent, la dernière étape à effectuer est de faire un bilan en équipe, avec le chef de projet et la direction de la communication.
Cette démarche est essentielle dans la mesure où elle permet de vérifier si votre plan de communication a été réellement efficace et si les objectifs ont été atteints. Elle vous aide aussi à identifier ce qui a fonctionné et ce qui a moins bien marché pour déterminer les pistes d’amélioration.
Ces analyses vous seront d’une grande utilité pour le lancement de vos prochains projets. En effet, grâce à cette expérience, vous connaîtrez les techniques de communication qui marchent avec vos cibles et les erreurs à éviter. Votre expertise en communication de projet s’en trouvera donc considérablement améliorée.
En somme, le plan de communication est un élément important, voire indispensable à la bonne marche d’un projet. Lorsqu’il est bien ficelé, il permet d’attirer l’attention de l’audience que vous ciblez sur votre projet et de la pousser à l’action. Mieux, il contribue à améliorer la notoriété de votre entreprise et à renforcer son image.
La construction d’un plan de communication axé sur un projet exige de suivre une méthodologie précise. C’est un exercice assez délicat. Toutefois, en suivant les étapes que nous avons présentées dans cet article, vous parviendrez à élaborer votre feuille de route sans difficulté.
Enfin, s’il est important de concevoir un plan de communication pour son projet, il est aussi indispensable de l’optimiser en analysant les résultats obtenus. Cette démarche doit être suivie tout au long du projet, jusqu’à ce qu’il soit mené à terme. Elle vous permettra de résoudre les problèmes éventuels et d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
